Elektroninio pašto etiketas.

Sveiki.
Ką domina, įkeliu savo darbelį apie elektroninio pašto etiketą.

•       ĮŽANGA

Kiekvieną dieną mus supa elektroninės technologijos. Kaip kadaise bendravimą akis į akį ėmė atstoti bendravimas telefonu, taip dabar bendravimą telefonu keičia bendravimas kompiuterio pagalba.

Interneto tinklas naudojamas įvairiems tikslams: skleisti reklamą, ieškoti informacijos, bendrauti su verslo partneriais.
Pastarąjį bendravimą ir aptarsiu šiame darbe.

•       PRADĖKIME NUO PRADŽIŲ

Elektroninio pašto etiketas prasideda anksčiau, negu dauguma manote. Jis prasideda ne nuo laiško turinio, formalaus pasisveikinimo ar apskritai laiško rašymo.
Pirmasis ženklas, parodantis, ar žinote, kas yra el.pašto etiketas, yra Jūsų paties elektroninio pašto “dėžutės” adresas.

•       KOKS TURI BŪTI ADRESAS?

Turbūt visi įsivaizduojate, kaip keista gauti darbo pasiūlymą iš elektroninio pašto petras@one.lt
ir meilės laišką iš elektroninio pašto pavardenis@uabVilnius.lt
Tad kokį gi el.paštą reiktų naudoti?

•       TAISYKLĖS

Pirmoji taisyklė: formalūs laiškai niekada nėra siunčiami iš asmeninės pašto dėžutės, ir asmeniniai laiškai niekuomet nesiunčiami iš įmonės elektroninio pašto.

Antroji taisyklė: rekomenduojamas pašto dėžutės adresas formaliam bendravimui turėtų susidėti iš pirmosios vardo raidės ir pavardės. Juos turėtų skirti taškas.

Patartina pirmiausia rašyti vardo raidę, nes jei žmogus, kuriam siunčiate laišką, žino daugiau žmonių tokia pavarde, jam, pažiūrėjusiam į vardo raidę bus iš karto lengviau suprasti, kuris žmogus jam parašė.

Nepatartina rašyti viso vardo ir pavardės (ir juo labiau be taško ar brūkšnio, kuris juos atskirtų). Toks elektroninio pašto adresas tampa painesnis, sunkiau suskaitomas, jį nurašant didesnė tikimybė padaryti klaidą.

Trečioji taisyklė: prieš rašant laišką reikia visada apgalvoti, ką ketinate jame išdėstyti, ar jis bus ilgas, kokia yra laiško esmė.

To Jums prireiks jau antrame laukelyje po adresato laukelio pildymo. Čia:

Laiško temą suformuluoti privaloma. Ji turi būti neilga, aiški. Jei laiškas bus ilgas (ilgesnis nei 100 eilučių), po temos skliausteliuose rekomenduojama prirašyti “ilgas”.

Kam tai reikalinga? Kad žmogus, gavęs laišką, nuspręstų, kada turės laiko skirti jam tiek dėmesio, kiek to reikia.

Ketvirtoji taisyklė. Be abejo, laiškas yra pradedamas formaliu pasisveikinimu. Lietuvoje dažniausiai naudojama Laba diena, tačiau dažnai naudojamas ir Sveiki.

Penktoji taisyklė: pirmoji laiško pastraipa, ypač rašant žmogui pirmą kartą, yra Jūsų prisistatymas. Rekomenduojama trumpai pristatyti save, jei reikalinga – savo įmonę, pareigas, taip pat pranešti, kodėl rašote laišką.

Dėmesio! Jei el.pašto adresą gavote iš trečiųjų asmenų ir jį sunku rasti viešose vietose – interneto svetainėse ir pan., gero etiketo ženklu yra laikoma ir parašyti, kaip gautas el.pašto adresas. Tačiau tik jį davusiajam leidus!
Taigi, iki šiol išmokome (ar pakartojome) tiek: 

Antrojoje laiško pastraipoje paprastai būna plačiau išdėstoma problema ir/ar jos sprendimo būdai (gali būti atskiroje pastraipoje).

Paprastai formalus elektroninis laiškas yra užbaigiamas padėkos fraze, pvz. “Ačiū, kad skyrėte laiko mano problemai” ir panašiai.

•       LAIŠKO PARAŠAS

Po padėkos frazės dar turi sekti asmens elektroninis parašas.
Turbūt visiems teko matyti tokių parašų kaip

    Pagarbiai,
Vardenis Pavardenis.

Tačiau dažniausiai tokio parašo negana.
Iš ko susideda geras parašas?

Idealus elektroninis parašas – ne ilgesnis nei 4 eilučių. Be Jūsų vardo ir pavardės taip pat turėtų būtų kiti kontaktai, kuriais galima Jus pasiekti: dažniausiai – telefono numeris.

Ką galima įtraukti į elektroninį parašą:

•       Vardą, pavardę

•       Pareigas/Specialybę

•       Įmonę/Organizaciją

•       Kontaktinį telefoną (jei tai įmonė, turėtų būti bent du)

•       Fakso numerį (retai naudojama)

•       Internetinio tinklalapio adresą

•       Sakinį ar du apie Jus, Jūsų įmonę ir darbą.

Pavyzdys:

Pagarbiai,
Bevardės įmonės viešųjų ryšių atstovas Vardenis Pavardenis
+370.....

Dauguma šiuolaikinių el.pašto sistemų leidžia susikurti vieną ar kelis automatinius elektroninius parašus, kurie leis neperrašinėti to paties šimtus kartų, tačiau padės sukurti etiketą išmanančio žmogaus įspūdį. Automatinis parašas paprastai niekuo nesiskiria nuo rankiniu būdu rašomo, todėl gavėjas nemato skirtumo.

•       LIETUVIŠKI RAŠMENYS

Šiuo metu jau retai kyla problemų siunčiant laiškus lietuvių kalba (t.y. Su š,ž,ū,ų ir kitomis raidėmis), todėl gero etiketo ženklas yra šias raides naudoti. Kai kurios el.pašto sistemos leidžia pasirinkti koduotę, kuria persiunčiamas laiškas (tuomet reiktų rinktis UTF-8). Tai užtikrina, kad lietuviškos raidės bus perskaitomos.

•       ATSAKYMAS Į LAIŠKĄ

... Turėtų būti rašomas necituojant absoliučiai viso laiško, jei tai nėra būtina. Žymiai geriau yra palikti tik tas cituojamo laiško dalis, į kurias atsakote ar kurias norite pacituoti (kurios yra esminės). Tačiau jokiu būdu negalima iškraipyti laiško minties.

Tačiau, jei jums kyla labai daug klausimų ar neaiškumų dėl parašyto laiško, taip pat, jei laiške užduota labai daug klausimų, į kuriuos reikia atsakyti, tuomet verta cituoti visą laiško branduolį, ir po kiekvieno adresato klausimo pateikti savo atsakymą, taip ir Jums bus aiškiau, ir adresatui bus lengviau skaityti nepametant minties.

•       FAILŲ SIUNTIMAS

Jei prie laiško pridedami/”prisegami” failai, laiško apačioje/gale būtina parašyti “Pridedama/Priedas” ir apibūdinti, kas tai per failas. Tokio apibūdinimo kaip “nuotrauka” ar “daina” šiuo atveju neužtenka, reikėtų apibūdinti tiksliau. Pvz: UAB Bevardės įmonės naujai kuriamo padalinio pastatas.

•       SIUNTIMO LAIKAS

Priešingai nei telefono etiketui, elektroninio laiško nėra draudžiama siųsti viduryje nakties, nes jis netrukdo ir nepakelia adresato. Tačiau išsiuntę laišką naktį nesitikėkite atsako aštuntą ryte, taip pat nemandagu naktį siųsti skubų laišką, į kurį reikalaujama kuo greitesnio atsakymo – tokiu paros laiku tam skirti kiti asmens kontaktai.

Tačiau neskubėkite išsiųsti laiško vos tik jį parašius: verta dar kartą ar du perskaityti jį (ypač jei rašėte naktį, kai žmogaus produktyvumas dažniausiai gerokai mažesnis, įtaką daro nuovargis). Ištaisyti logikos klaidas, dar suglaudinti laišką, jei tai įmanoma, patikrinti, ar nėra skyrybos ir rašybos klaidų. Nustatyta, kad žmonės jaučia neigiamas emocijas žmonėms, siunčiantiems laiškus su klaidomis.

Į formalius laiškus patartina atsakyti per 24-48valandas, tik labai didelės įmonės gali sau leisti penkių dienų terminą.

•       DĖMESIO – SKYRYBA!

Paprastai dalykiniuose laiškuose nenaudojamos šypsenėlės ;D ;) ir panašiai. Jos nedraudžiamos tik kai rašote jau gana gerai pažįstamam žmogui, puikiai žinote jo humoro jausmą.
Nepatartina viso laiško rašyti didžiosiomis raidėmis – internete jos simbolizuoja šaukimą. Taip pat nepatartina ir naudoti daug šaukiamųjų ženklų (!).

•       KELIAS Į SĖKMINGĄ ETIKETO VARTOJIMĄ

... Susideda iš:

•       Tinkamo el.pašto dėžutės adreso vartojimo

•       Aiškios laiško temos suformulavimo

•       Formalaus pasisveikinimo ir tinkamo prisistatymo

•       Sklandaus dėstymo laiške, mandagumo frazės, tinkamo el.parašo

•       Atidaus laiško, kurį parašėte, tikrinimo

•       Išsiuntimo tam tikrai situacijai tinkamu laiku

Geras el.laiškas turi būti:

•       Išsamus,aiškus, tačiau neilgas

•       Informatyvus

•       Sudarantis gerą įspūdį apie asmenį/darbuotoją ir įmonę

APIBENDRINIMAS

Elektroninis paštas – puiki priemonė, spartinanti bendravimą, padedanti greičiau ir patogiau sutvarkyti daugumą reikalų.
Todėl vis svarbiau ir svarbiau tampa išmokti tinkamai naudotis šia priemone, išmokti sudaryti tinkamą įspūdį apie save – virtualioje erdvėje tai ir taip yra labai sudėtinga: nėra akis į akį kontakto, adresatas negirdi jūsų balso tono, todėl elektroninio pašto etiketo išmanymas – tiesiausias kelias.

•       AČIŪ, KAD KLAUSĖTE

Tikiuosi, darbas buvo

informatyvus

           ir

naudingas

                     ...kaip ir geras elektroninis laiškas.